Dinàmiques organitzatives
Abans, però, cal concretar que l'Esplai Vedruna s'organitza de manera horitzontal és a dir, les decisions de l'Esplai es prenen entre tots, sempre sota la supervisió i consens del responsable de l'Esplai, que està en contacte amb l'escola i coneix les possibilitats d'actuació que posseïm. L'equip de monitors i monitores es reuneixen tots els dissabtes abans de l'activitat per acabar de concretar el que es durà a terme aquell dia i, a més, preparar les activitats de la següent setmana i preparar el material pertinent. Després de cada activitat, es realitza una altra reunió per comentar els aspectes observats dels usuaris durant l'activitat: quines activitats han funcionat, quines no, conflictes, aportacions dels infants…
L'equip de monitors, a més, haurà de realitzar formacions en àrees de l'educació emocional, la inclusió i la dinamització de grups, per tal de poder oferir una experiència educativa personalitzada i enriquidora. Aquestes es programen de la següent manera:
Dinamització de grups: setembre (abans de l'inici del curs).
Educació emocional: desembre (una vegada s'han identificat les necessitats del grup).
Inclusió: març (per enriquir el bagatge dels professionals i poder tenir eines per implementar a les activitats de lleure).
A l'inici de les activitats, cada monitor passa llista d'assistència dels infants abans de començar les dinàmiques. En finalitzar, es recomana poder fer "acta de presència" amb les famílies que recullen als seus fills per poder informar-los de l'activitat del dia o de les pròximes excursions o activitats, d'aquesta manera el monitor no només és proper telemàticament a les famílies, sinó físicament: es poden comunicar mitjançant missatges però també cara a cara després de les activitats.
Respecte a les excursions i acampades, es creen comissions ad hoc per preparar-las, on els diferents equips s'encarreguen de: el pertinent al transport, realització de la ruta, habitatge (si escau) i gestió de la comunicació a les famílies. Abans, però, totes les comissions són informades del pressupost que posseïm i de les subvencions que podem donar i quin protocol seguir per aplicar-los.
